با پیشرفت علم در حوزه‌های مختلف و همسو شدن جامعه با فناوری‌های نوین، بخش عمده‌ای از مسئولیت‌های نیروی انسانی به نرم افزارها محول شده است. یکی از این تغییرات روی کار آمدن نرم افزارهای حسابداری است.این نرم افزارها با امکانات و قابلیت‌های ویژه، نقش مهمی در مدیریت امور مالی و حسابداری کسب و کارها ایفا کرده اند.
امروزه کسب و کارها، فعالیت‌های مالی مختلفی انجام می دهند که باید طبق اصول خاصی ثبت شوند.از ثبت فاکتورهای خرید و فروش گرفته تا حقوق کارکنان، امور مالیاتی و بیمه، همگی جزو این امور مالی مهم هستند. استفاده از نرم افزار حسابداری انجام تمام این امور مالی را ساده‌تر می‌کند و دید بهتری از وضعیت مالی را در اختیار کسب و کار قرار می‌دهد.
استفاده از نرم افزار حسابداری چه ضرورتی دارد؟
یکی از چالش‌هایی که بسیاری از کسب و کارها همواره با آن مواجه هستند مدیریت امور مالی و حسابداری است. در گذشته جهت ثبت و مدیریت اطلاعات مالی، از دفاتر مخصوصی به نام دفاتر حسابداری استفاده می‌شد، اما با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی در حوزه‌های مختلف از جمله حسابداری، نرم افزارهای حسابداری جایگزین این دفاتر کاغذی شدند و تحول بزرگی را در این حوزه بوجود آوردند.
حسابداری یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت یک سازمان یا شرکت است. مدیریت درآمدها و هزینه‌ها، تنظیم صورت حساب‌ها و بسیاری از امور مالی مهم بدون استفاده از نرم افزارهای حسابداری غیر ممکن است. نرم افزار حسابداری به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرایندهای مالی و حسابداری خود را بهینه‌تر کنند و زمان لازم برای انجام فرایندهای تکراری مانند تنظیم صورت حساب، اصلاح و تعدیلات را کاهش دهند. برخی از مهم‌ترین دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری به شرح زیر است:
- مدیریت امور مالی و کنترل هزینه‌ها
- محاسبه مجموع درآمدها و هزینه‌ها
- امکان ثبت هزینه‌ها و درآمدها
- ارائه گزارش‌های کاربردی
- مدیریت جریان نقدینگی
- کنترل و رسیدگی به فروش
- افزایش دقت و کاهش خطا
مدیریت امور مالی به صورت دستی، پتانسیل بروز خطا و اشتباه را بالا می برد. استفاده از نرم افزار حسابداری ضمن سرعت بخشیدن به این امور، باعث انجام تمام فرایندهای حسابداری بادقت و بدون خطا می‌شود. شما برای حفظ جایگاه شغلی خود و غلبه بر رقبا، نیاز به ارزیابی شرایط فعلی خود، متغیرهای بازار و رقبا خواهید داشت. این کار با استفاده از نرم افزار حسابداری، به بهترین شکل پیش خواهد رفت.
ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب چیست؟
قبل از انتخاب و تهیه هر برنامه نرم افزاری بهتراست ابتدا نیازهای کسب و کار خود را ارزیابی کرده و متناسب با نوع آن، نرم افزار مناسب را خریداری کنید.
نرم افزارهای حسابداری در انواع مختلفی همچون نرم افزار حسابداری فروشگاهی، شرکتی، تولیدی، صنفی و... تولید می‌شوند. انتخاب یک شرکت معتبر جهت خرید نرم افزار حسابداری کارآمد، حرفه‌ای و با کیفیت بسیار مهم است. در ادامه با مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب آشنا می‌شویم:
1.امکانات و قابلیت‌های کاربردی
برای این که یک نرم افزار حسابداری بتواند پاسخگو تمام نیازهای کسب و کار باشد، باید امکانات و قابلیت‌های کاربردی زیادی را در خود بگنجاند.امکان انجام عملیات بازرگانی، ارائه گزارش‌های کاربردی، امکان اتصال به فروشگاه اینترنتی، صدور فاکتور، محاسبه مالیات و... از جمله امکاناتی هستند که وجود آنها در یکی نرم افزار حسابداری ضروری است.
2.سازگار با نوع کسب و کار
اینکه نرم افزار حسابداری انتخابی تان با نوع کسب و کار شما متناسب باشد بسیار مهم است.نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند و هر کدام از امکانات و ویژگی‌های خاصی برخوردار هستند. انتخاب نرم افزار حسابداری شرکتی، خدماتی و فروشگاهی مناسب، مستلزم توجه به تناسب نرم افزار حسابداری با نوع کسب و کار شما و امکانات موجود در آن است.
3.پشتیبانی و خدمات پس از فروش
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری داشتن پشتیبانی و ارائه خدمات پس از فروش توسط شرکت ارائه دهنده نرم افزار است. این ویژگی باعث می‌شود،در صورتی که کاربر پس از استفاده از نرم افزار حسابداری با سؤال یا ابهامی مواجه شد، به راحتی با کارشناسان مربوطه در بخش پشتیبانی ارتباط برقرار کرده و مسائل خود را حل نماید. این ارتباط بین مشتری و پشتیبانی شرکت ارائه دهنده نرم افزار، می‌تواند به صورت تلفنی، حضوری و یا آنلاین صورت گیرد.
4.یکپارچگی و هماهنگی با سایر ابزارها
یکپارچگی و هماهنگی با سایر ابزارها یکی از ویژگی‌های مهم در نرم افزار حسابداری است که باید به آن توجه کرد. امروزه کسب و کارها از ابزارها و شیوه‌های مختلف مانند استفاده از سامانه فروش، پیامک رسان، سیستم چند ارزی، حقوق و دستمزد و... برای پیشبرد اهداف خود استفاده می‌کنند. یک نرم افزار حسابداری خوب می‌بایست توان هماهنگی با این ابزارهارا داشته باشد.
5.امنیت بالا و حفاظت از اطلاعات
اطلاعات مالی جزو مهم‌ترین بخش‌های یک کسب و کار هستند که نگهداری و حفاظت از آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. امنیت بالای نرم افزار حسابداری موجب می‌شود کاربر با خیال راحت از نرم افزار استفاده کرده و اطلاعات خود را در آن ثبت کند. امکان به روزرسانی‌های مداوم و پشتیبان‌گیری منظم از جمله بهترین راهکارها برای حفاظت از اطلاعات است.
6.رابط کاربری خوب و مدیریت آسان
یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی که بر جذابیت یک نرم افزار حسابداری خوب می‌افزاید، رابط کاربری مناسب و مدیریت آسان آن است. این ویژگی باعث استفاده آسان افراداز نرم افزار حسابداری می شود.
بهترین شرکت ارائه دهنده نرم افزار حسابداری
در این مطلب با ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری برای کسب و کارها و ویژگی یک نرم افزار حسابداری خوب آشنا شدیم. اما یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید به آن توجه داشت، خرید نرم افزار حسابداری کاربردی از یک شرکت معتبر و مطمئن است. گروه نرم افزار حسابداری محک یک شرکت معتبر و با سابقه در زمینه تولید انواع نرم افزار های حسابداری است که با شناخت کامل نیازها و مشکلات کسب و کارها را شناسایی کرده و با راهکاری ساده و نوآورانه به حل آنها می پردازد.
گروه نرم افزار حسابداری محک با سال‌ها تجربه و دانش تخصصی در زمینه طراحی، تولید و پشتیبانی نرم افزارهای مالی و مدیریتی فعالیت می‌کند. هدف اصلی شرکت نرم افزاری محک ارائه محصولاتی باکیفیت است، به‌طوری که هر شخص و یا کسب و کاری، بدون دانش حسابداری بتواند امور مالی و حسابداری خود را انجام دهد.