اطلاع رسانی تبلیغاتی
مدیریت پروژه چالش‌های مخصوصی دارد که با کمک گرفتن از تکنیک‌های مدیریت در پیشرفت روند پروژه نقش مهمی ایفا می‌کنند. مدیریت پروژه‌ها به منظور رسیدن به اهداف مشخصی است که با برنامه‌ریزی، سازماندهی، تعمیم منابع بهینه و تعیین دستورالعمل‌ها و زمان‌بندی‌های دقیق، اجرا و کنترل فعالیت‌های مختلف منجر به تحقق موفقیت‌آمیز پروژه‌ها می‌شوند.
این فرآیند باید به دقت کنترل شود تا با اطمینان از زمان مشخص و با وجود منابع به نحو احسنت انجام بگیرد. تشکیل تیمی متخصص و هماهنگ که هر فرد در آن تیم وظایف و مسئولیت‌های منحصربه‌فردی دارد. داشتن هماهنگی و ارتباط مؤثر با یکدیگر از دیگر موارد ضروری برای کنترل پروژه است. استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مناسبی نظیر نرم‌افزارهای مدیریتی، تکنیک‌های مدیریت زمان، اولویت‌بندی و مهارت‌های ارتباطی موثر می‌تواند نقش موثری در نتایج پروژه داشته باشد.
در این مطلب به بررسی چگونگی مدیریت یک پروژه و اهداف آن، با تأکید بر انواع متدها، ابزارها و مهارت‌های مدیریتی ضروری برای موفقیت بپردازیم. بنابراین، اگر در پی یادگیری اصول مدیریتی هستید تا به انتها این مقاله همراه ما باشید.
مدیریت پروژه چیست و چه اهدافی دارد؟
مدیریت پروژه سیری است که با کمک برنامه‌ریزی استاندارد، سازماندهی، اجرا، هدایت و کنترل منابع موجب به پایان رساندن یک پروژه خاص با اهداف از پیش تعیین شده‌ای که در چارچوب محدودیت‌های زمانی، بودجه‌ای و کیفی است می‌شود. در ادامه این بخش به توضیح اهداف اصلی مدیریت پروژه‌ها می‌پردازیم.
- تعیین اهداف پروژه به شکلی که کاملا مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و قابل ارزیابی باشد.
- برنامه‌ریزی برای منابع مختلفی نظیر انسانی، مواد و تجهیزات
- کنترل هزینه‌ها در چارچوب بودجه‌های مشخص شده طوری که از هدر رفتن منابع جلوگیری کند.
- زمان‌بندی معقول و متناسب با فعالیت‌های پروژه در دوره‌های زمانی مختلف برای هر فعالیت و وظیفه‌ای
- کنترل و نظارت مداوم بر فعالیت‌ها و پیشرفت پروژه «رصد پیشرفت، مدیریت تغییرات، شناسایی و رفع مشکلات و مدیریت ریسک‌ها»
- تضمین کیفیت کالا و خدمات آن در طول پروژه با رعایت استانداردهای کیفیت مشخص شده و فعالیت‌های کنترل کیفیت
- شناسایی و ارزیابی مدیریت ریسک‌های مختلف که احتمال دارند روی پیشرفت پروژه تاثیر بگذارند.
- برقراری و حفظ ارتباطات موثر با نهادهای مرتبط که به تسهیل انجام فعالیت‌ها و پیشرفت پروژه کمک می‌کنند.
با توجه به اهداف گفته شده مدیریت روند چند بعدی و پیچیده‌ای دارد که نقش مهمی در موفقیت یک پروژه بازی کرده و اهمیت بالایی در هر صنعت و حوزه اقتصادی دارد. بنابراین، هدف نهایی از کنترل پروژه رسیدن به مقصودهای واضح و موفقیت‌آمیز پروژه با بهره‌وری بالا و بهینه‌سازی منابع است.
انواع متد ها و تکنیک های مدیریت پروژه
روش های مدیریت پروژه با انواع متدها و تکنیک‌های مختلف صورت می‌گیرد. که هر کدام از دستورالعمل‌های مدیریت پروژه ویژگی‌ها و کاربردهای اختصاصی دارند. در ادامه این بخش به صورت تخصصی اسامی بهترین روش کنترل پروژه بررسی می‌شود.
روش Waterfall یا آبشاری
در این نوع اسلوب، مجموعه عملیات پروژه خطی و مرحله به مرحله اعمال خواهد شد. معمولا در روش آبشاری هر مرحله پس از به پایان رساندن مرحله قبلی عنفوان می‌شود. این نوع سبک Waterfall اغلب برای پروژه‌هایی که نیاز به گزینش معین مشخصه‌ها دارند کاربرد ویژه‌ای دارد.
متد Agile چابک
متد Agile مبتنی بر بسط دادن به شکلی فعال و کاملا هماهنگ شده با احتیاجات ناپایدار بوده است. کار بسط دادن در Agile به شکلی منظم و قطعیت‌های کوتاه مدت چند هفته‌ای انجام می‌شود. در این نوع متد ارتباط پی در پی با مشتری یکی از اصول پابرجا است.
متد Scrum
متد Scrum از متد Agile مکاشفه شده است. Scrum برای پروژه‌هایی با مشخصه‌ها و نیازمندی‌های متغیر و پیچیده کاربرد دارد. این نوع متد روند توسعه‌ای به شکل تولید محصولات قابل تحویل به طول دوره‌های زمانی یک ماه صورت می‌گیرد. تمرکز روی کار گروهی و بهبود ارتباطات از دیگر ویژگی‌های این نوع متد است.
متد Kanban
این نوع متد مبتنی بر سیستم هیئت مدیریت مربوط به تولید در خط تولید اتومبیل تویوتا در سال هزارونهصدوچهل شکل گرفته بود. منوال کاری در متد Kanban به شکل جداول همگام با ستون و کارت ارائه می‌شود. با Kanban وظایف به آسانی مدیریت شده و انتخاب قطعی برای شرکت‌های مدرن دوستدار فناوری هستند.
متد Lean مدیریت کارایی
این متد ژاپنی بر پایه اصولی تولید کارایی و کاهش ضایعات «هدررفت هزینه، رویه‌ها، سرمایه انسانی و زمان» است. مهم‌ترین مقصود این متد از حذف کردن کارهایی است که ارزش افزوده کمی داشته تا بهینه‌سازی عملیات‌ها صورت بگیرد.
تکنیک تحلیل SWOT
تکنیک تحلیل Swot برای نقاط قوت، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدهای یک پروژه بکار می‌رود. همچنین، Swot نقش کمکی برای مدیران دارد که می‌توانند با استفاده از آن بهترین استراتژی‌ها را در جهت مدیریت بکار ببرند.
تکنیک تجزیه و تحلیل PERT برنامه‌ریزی تکنیکی پروژه
از تکنیک Pert برای برنامه‌ریزی، برآورد زمان‌بندی و هزینه‌های پروژه استفاده می‌کنند. Pert قابلیت منحصربه‌فردی برای مدیریت کردن ریسک‌ها و کنترل پیشرفت پروژه ایجاد کرده است.
در نهایت تمامی متدهای گفته شده گوشه‌ای از ابزارهای مفیدی برای مدیریت و اجرای پروژه‌های هستند. از هر کدام از تکنیک‌های گفته شده باتوجه‌به نوع پروژه و شرایط آن بهره می‌برند.
ابزارهای مدیریت پروژه
برای برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و پایان‌بخشی بهتر یک پروژه از ابزارهایی همچون نرم‌افزارها، الگوها، فرم‌ها و سایر منابع استفاده می‌کنند. در ادامه برخی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریتی را به شرح زیر عنوان می‌کنیم.
Microsoft Project
از شناخته شده‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ها Microsoft Project بوده که برای برنامه‌ریزی زمانی، تخصیص منابع و مانیتورینگ پیشرفت پروژه کاربرد دارد.
Trello
نرم‌افزار Trello دارای فهرست، جدول تسک‌ها که به شکل ستون‌ها و کارت‌ها است. یکی از محبوب‌ترین‌ها ابزارها با رابط کاربری زیبا برای مدیریت و پیگیری وظایف و تسک‌های پروژه شناخته می‌شود.
Asana
Asana پلتفرمی برای مدیریت کار گروهی در صد و نود و دو کشور است. آسانا امکان برنامه‌ریزی زمانی و هزینه‌ها، بررسی اسناد، انجام و پیگیری مجموعه کارهای گروهی را دارد.
Jira
نرم‌افزار Jira برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری و توسعه خود نرم‌افزار کاربرد قابل توجهی دارد. همچنین، از دیگر قابلیت‌های آن را می‌توان به امکان مانیتورینگ فعالیت‌ها، ردگیری مشکلات و تیکت‌های پشتیبانی اشاره کرد.
Slack
Slack بیش‌تر یک پلتفرم ارتباطی برای تیم‌های داخلی و خارجی است. با Slack ارسال پیام‌های مستقیم، گروهی و شرکت در گفتگوهای چند نفره به سادگی میسر می‌شود.
Google Docs و Google Sheets
Google Docs و Google Sheets دو نمونه از ابزارهای مدیریتی آنلاین این روزهای دنیا هستند. درواقع برای هماهنگی و همکاری در نوشتن مستندات و ایجاد جداول مشترک مفید عمل می‌کنند.
Gantt Chart
Gantt Chart یک نوع ابزار ویژه برای نمودارها است. از این ابزار اغلب برای نشان دادن زمان‌بندی فعالیت‌ها و وظایف در طول زمان بهره می‌برند. از Gantt Chart در نرم‌افزار Microsoft Project استفاده می‌کنند.
پیشرفت در مدیریت پروژه
با کمک این نرم افزار مدیران می‌توانند پیشرفت پروژه را در زمان واقعی خود مانیتور کنند. همچنین، تمامی اطلاعات زمان‌بندی‌ها و هزینه‌ها را بدست آورند.
نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی یا HRM
از HRMبرای کارهایی نظیر مدیریت اطلاعات پرسنلی، پرداخت و حقوق، مدیریت توانمندی‌ها و ارتباطات منابع انسانی بیش‌ترین بهره را می‌گیرند.
در نتیجه نمونه‌هایی از بهترین ابزارهای مدیریتی برای پروژه‌ها معرفی شده که می‌توانید هر کدام را برحسب نیازهای ویژه پروژه بکار ببندید.
مهارت های مدیریتی ضروری در مدیریت پروژه
کنترل کردن پروژه نیاز به مجموعه‌ای از مهارت‌های مختلف داشته که در این بخش مهارت‌های مدیریتی ضروری که کاملا موثر هستند را تنها عنوان می‌کنیم.
- برنامه‌ریزی دقیق فعالیت‌ها، تخصیص منابع و زمان‌بندی صحیح اقدامات و وظایف مختلف در طول پروژه
- مهارت مدیریت و تخصیص منابع مختلف مانند انسانی، مالی و مواد به گونه‌ای که بهینه‌سازی منابع برای حصول بهترین نتایج را در پی داشته باشد.
- مهارت برقراری ارتباطات موثر با اعضای تیم، نهادهای وابسته که در بهبود ارتباطات، برطرف کردن اشکالات و مسائل افزایش هماهنگی در پروژه نقش چشمگیری دارد.
- مدیریت ریسک، توانایی شناسایی، ارزیابی و مدیریت سایر ریسک‌های مختلف که ممکن است بر پیشرفت پروژه اثرات منفی داشته باشد.
- ساخت و مدیریت تیم، ایجاد هماهنگی و همکاری میان اعضای تیم و حل اختلافات به صورت جدی
- قدرت تصمیم‌گیری در شرایط پیچیده، تغییرات ناگهانی و اتخاذ تصمیمات موثر و معقول در جهت تأمین اهداف پروژه
- مدیریت تغییرات و انطباق با تغییرات مختلفی که در طول پروژه رخ می‌دهد با حفظ کیفیت و موفقیت پروژه
- ضمانت کردن خدمات در طول پروژه و اعمال اصلاحات لازم برای بهبود کیفیت
- مهارت مذاکره با سایر ذی‌نفعان و تسویه وضعیت‌های مختلف کمک کننده و ارتقاء دهنده شرایط
- کنترل استرس در فشارهای مختلفی که حین اعمال پروژه وجود دارد
در نتیجه، مدیران پروژه‌ها باید به صورت مداوم مهارت‌های خود توسعه دهند تا بتوانند پروژه‌ها را بدون ضرر و زیاد تمام کنند. برای توسعه مهارت های مدیریتی می توانید آموزش های رایگان مرکز دوره های آزاد دانشکده علوم و فناوری‌های میان رشته‌ای دانشگاه تهران را مطالعه نمایید.
در این مطلب به صورت جامع به مدیریت پروژه و اهداف آن، با تأکید بر انواع متدها، ابزارها و مهارت‌های مدیریتی ضروری پرداخته‌ایم. چالش های کنترل پروژه در جهان هر روزه در حال افزایش است. به همین دلیل اهمیت مدیریت مداوم پروژه نیز بسیار بیش‌تر می‌شود.
در واقع نظارت مستمر بر پیشرفت پروژه، شناسایی و رفع مشکلات در اولین فرصت و ایجاد هرگونه تغییری که مورد نیاز بوده است در بهبود کارکرد و کسب به اهداف ناب پروژه کمک کننده است. همواره مدیریت یک پروژه منوالی چند بعدی داشته که نیاز مبرمی به توجه کردن در جزئیات کوچک، برنامه‌ریزی درست، هماهنگی اعضای گروه، بهره بردن از ابزارهای مناسب و کنترل مداوم محسوب می‌شود. در نتیجه با استفاده از موارد گفته شده قطعا نتایج برجسته‌ای را کسب می‌کنید.