قوانین رزرو اتاق در هتل‌های ایران با وضع «شیوه‌نامه اجرایی ذخیره و ابطال اتاق در واحدهای اقامتی ایران» از سوی سازمان میراث فرهنگی اصلاح و از ۲۰ خردادماه امسال با ابلاغ به تمام استان‌ها و از آن طریق به هتل‌ها، لازم‌الاجرا شد. به گزارش خبرگزاری مهر، به استناد ماده ۲۵ آیین‌نامه ایجاد، اصلاح، تکمیل، درجه‌بندی و نرخ‌گذاری تاسیسات گردشگری و نظارت بر آنها مصوب ۴/ ۶ / ۱۳۹۴ هیات وزیران، شیوه‌نامه اجرایی ذخیره اتاق و ابطال آن در واحدهای اقامتی، در 5 بخش و در قالب ۳۰ ماده و پنج تبصره برای اجرا و اعمال در کلیه مراکز اقامتی کشور تنظیم شده است.
قانون‌گذار در بخش شرایط عمومی و در ماده نخست این ابلاغیه آورده است: «پس از ارائه درخواست اولیه و اعلام مبلغ پیش‌پرداخت توسط واحد اقامتی، متقاضی باید در مهلت زمانی تعیین شده نسبت به واریز وجه اقدام کند.» همچنین در بند دوم آن آمده: «واحدهای اقامتی موظف هستند تاییدیه یا عدم تاییدیه درخواست رزرو را حداکثر ظرف مدت ۴۸ ساعت پس از وصول درخواست، به متقاضی اعلام کنند.» اما در ادامه گفته شده که قطعی بودن رزرو و شرایط رزرو شده صرفا به تاییدیه مستند خواهد بود و کلیه شرایط و اطلاعات ضروری شامل اطلاعات هویتی میهمان، زمان صدور و تاریخ پذیرش، نام مسوول صدور تاییدیه، به‌خصوص نرخ تمام شده با احتساب تمام عوارضی قانونی باید در برگه تاییدیه منظور شود. این در حالی است که رزروهای بدون پیش پرداخت یا بدون مکاتبه رسمی و کسب تاییدیه واحد اقامتی فاقد اعتبار است و واحد اقامتی مسوولیتی در قبال آنها نخواهد داشت. در ادامه این شیوه نامه تاکید شده که ذخیره اتاق بنابر درخواست متقاضی یا دفتر خدمات سیاحتی و جهانگردی و به نام مهمان استفاده‌کننده صادر و غیرقابل انتقال است. البته در این تبصره اشاره شده که اقامت کودکان زیر ۲ سال در هتل‌ها رایگان و برای افراد بین ۲ تا ۱۲ سال درصورت عدم استفاده از سرویس اضافه، نیم بهاء است. در ادامه در یکی از تبصره‌های این بخش آمده است: «در خصوص میهمانان داخلی یا خارجی که در قالب تور و از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی در واحدهای اقامتی پذیرش می‌شوند، ضمانت‌های مالی لازم برای جبران خسارات احتمالی وارده از سوی میهمان یا ارائه خدمات اضافی، باید از سوی دفتر خدمات سیاحتی و جهانگردی مربوطه به واحد اقامتی ارائه شود.»
در دو ماده دیگر این بخش به لزوم استرداد مدارک به میهمان پس از تسویه حساب و همچنین مسوول نبودن واحد اقامتی در نگاه داشتن حق رزرو مسافر در صورت جاماندن از وسیله نقلیه، لغو یا تاخیر حرکت پرداخته شده است؛ اما با این‌همه قانون‌گذار شرایط بحرانی را نیز از نظر دور نداشته و بر استرداد وجه رزرو در صورت لغو سفر به دلایل امنیتی و بلایای طبیعی تاکید کرده است. همچنین در شرایط غیربحرانی اگر پس از رزرو، واحد اقامتی نتواند خدمات مورد توافق را تامین کند، موظف به تامین واحد اقامتی دیگری با شرایط و قیمت مشابه برای میهمان یا استرداد کل وجه دریافتی به اضافه جریمه‌ای معادل ۱۰۰ درصد هزینه یک شب اقامت است. اما از سوی دیگر تغییر تاریخ رزرو از سوی مسافر در صورت امکان و خالی بودن اتاق تا ۱۵ روز قبل از ورود بدون هزینه خواهد بود. بخش دوم این آیین‌نامه اما به شرایط اختصاصی رزروهای انفرادی پرداخته است. در ماده 17 ذیل این بخش آورده شده: «اقامت میهمانان در واحد اقامتی مطابق تاریخ مندرج در تاییدیه رزرو بوده و تمدید اقامت منوط به موافقت واحد اقامتی است.»
نکته دیگر در این بخش مربوط به اقامت‌های نصف و نیمه است با این توضیح که ورود میهمان تا قبل از ساعت ۶ صبح یک شب اقامت کامل و پس از آن حداکثر تا ۵۰ درصد هزینه کامل اقامت یک شب را شامل می‌شود. همچنین در صورت درخواست میهمان برای افزایش زمان اقامت تا ساعت ۱۸ حداکثر تا ۵۰ درصد و پس از آن هزینه کامل یک شب اقامت از میهمان دریافت می‌شود. در ضمن حداقل مبلغ پیش‌پرداخت برای رزروهای انفرادی، هزینه اقامت یک شب به ازای هر اتاق است و در صورت عدم رجوع میهمان مکان ذخیره شده فقط به مدت یک شب خالی نگه داشته شده و تاییدیه ذخیره جا از روز بعد باطل می‌شود. در این حالت، خسارت وارده بر اساس هزینه یک شب اقامت محاسبه خواهد شد. در بخش سوم این دستورالعمل شرایط اختصاصی رزروهای گروهی از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی توضیح داده شده است. بر اساس مواد این بخش، دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی باید در برگه درخواست رزرو ارسالی به واحد اقامتی، تاریخ دقیق ورود و خروج، تعداد میهمانان، اسامی و مشخصات کامل آنها، تعداد و نوع اتاق‌ها، نوع پذیرایی و هزینه‌های قابل پرداخت توسط رزروکننده را به تفکیک مشخص کنند. همچنین مبلغ پیش‌پرداخت و شرایط پرداخت برای رزرو جا که از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی صورت می‌پذیرد، مطابق توافق مکتوب طرفین مشخص خواهد شد.
در غیر این صورت، دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی باید 50 درصد هزینه اقامت یک شب به ازای تعداد اتاق‌های درخواستی را در هنگام رزرو و الباقی هزینه اقامت یک شب به ازای تعداد اتاق‌های درخواستی را ۴۸ ساعت قبل از ورود میهمانان پرداخت کنند. در بخش چهارم اما شرایط ابطال رزرو در واحدهای اقامتی مورد اشاره قرار گرفته است. در یکی از مواد این بخش ذکر شده: «در صورت عدم توافق مکتوب قبلی، اگر پس از واریز مبلغ رزرو و دریافت برگ تایید به هر دلیل رزرو توسط متقاضی لغو شود، میزان خسارتی که باید پرداخت شود بر اساس یک جدول زمانی محاسبه می‌شود. البته در یک تبصره تصریح شده که کاهش تعداد اتاق‌های رزرو شده توسط دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی تا ۴۸ ساعت قبل از ورود مشمول جریمه نیست. در بخش نهایی که تحت عنوان سایر مقررات آورده شده نیز اظهار نظر و تعیین تکلیف قانونی در شرایط خاص به نظر کارشناسی سازمان میراث فرهنگی معطوف شده است.